Über die Einstellungen im Reiter Bewerber, Bereich DSGVO, findest Du alle zentralen Funktionen rund um Datenschutz, Aufbewahrungsfristen und die Verarbeitung personenbezogener Daten.
Du kannst hier per Klick auf Bearbeiten festlegen, wann Bewerberdaten automatisch archiviert oder gelöscht werden. Zusätzlich findest Du hier die systemweiten Regeln zur Datenschutzeinwilligung, die für den Profilversand erforderlich ist.
Was bedeutet Archivierung?
Die Archivierung ist ein nächtlich laufender Prozess, der Bewerberdaten automatisch ausblendet, wenn sie außerhalb der definierten Aufbewahrungsfrist liegen. Archivierte Bewerber sind für Dich nicht mehr sichtbar oder nutzbar.
Wichtig:
Archivierte Daten können nicht wiederhergestellt werden. Bewirbt sich ein archivierter Bewerber erneut, erscheint er wieder im System, mit einem neuen Archivierungszeitpunkt.
Bitte beachte, dass du als Software-Kunde selbst für die Einhaltung der DSGVO verantwortlich bist.
Wann wird ein Bewerber archiviert?
Die Archivierung basiert auf dem Datum der letzten Bearbeitung eines Bewerbers. Wird ein Bewerber z. B. am 01.07. zuletzt bearbeitet, und für seinen Prozessstatus gilt eine 180-Tage-Regel, dann erfolgt die Archivierung am 01.01.
Du hast zwei Möglichkeiten, die Archivierung zu verhindern:
Archivierung für bestimmte Prozessstatus deaktivieren (z. B. für „eingestellt“).
Den Bewerber aktiv bearbeiten, z. B. durch das Speichern eines Feldes.
Wo sehe ich, wann die Archivierung durchgeführt wird?
In den Profildetails eines Bewerbers siehst Du das Feld „Archivierung durchführen“. Es zeigt Dir die verbleibenden Tage bis zur geplanten Archivierung – basierend auf dem letzten Bearbeitungsdatum oder auf einem gesetzten Aufbewahrungsdatum (siehe unten). Ein Info-Tooltip erklärt Dir die Berechnung.
Noch ein Hinweis:
Wenn Du einzelne Bewerber länger aufbewahren willst – z. B. für künftige Vakanzen oder auf Wunsch des Bewerbers – kannst Du die Archivierungsregeln mit der verlängerten Aufbewahrungsfrist übersteuern.
➤ Wie das funktioniert, erfährst Du hier: Verlängerte Aufbewahrung von Bewerberdaten - so hast Du alles im Griff
Neu: Datenschutzeinwilligung in talent360
Damit ein Bewerberprofil versendet werden kann, benötigt das System grundsätzlich eine gültige Datenschutzeinwilligung. Sie besteht aus zwei Angaben:
1. Einwilligung „ja“
2. einem Ablaufdatum
Fehlen diese Angaben, blockiert talent360 den Profilversand, es sei denn, in den Admineinstellungen wurde eine andere Regel hinterlegt.
Ob ein Profil auch ohne vorhandene Datenschutzeinverständniserklärung versendet werden darf, legst Du selbst fest. Diese Einstellung findest Du hier:
Adminbereich → Modul Einstellungen → Hauptreiter „Bewerber“ → DSGVO → Weitergabe an Dritte
Dort kannst Du bestimmen, ob der Profilversand nur mit gültiger Einwilligung erlaubt ist oder ob Profile auch ohne dokumentierte Zustimmung weitergegeben werden dürfen.
Wann setzt das System die Einwilligung automatisch?
Bei allen aktiven Bewerbungen, bei denen der Bewerber sich selbst bewirbt, setzt talent360 weiterhin automatisch:
die Einwilligung auf „ja“
ein Ablaufdatum
Dazu gehören Bewerbungen über:
Bewerbungsformulare
Jobbörsen
CV-Upload durch den Bewerber
Wann wird das Einverständnis nicht mehr automatisch gesetzt?
Für einige Eingangsarten kann talent360 keine Einwilligung voraussetzen, weil sie rechtlich nicht nachweisbar ist.
Daher setzt das System bei folgenden Bewerbungswegen keine automatische Einwilligung und kein Ablaufdatum:
Bewerbungen über das Outlook-Plugin
Bewerbungen, die per E-Mail weitergeleitet werden
Bewerbungen, die aus eingehenden E-Mails per KI-Parsing erzeugt werden
Diese Änderung betrifft nur neu eingehende Bewerber über diese Kanäle.
Was bedeutet das für Recruiter?
In diesen Fällen muss die Einwilligung aktiv beim Bewerber eingeholt und anschließend im Profil manuell eingetragen werden:
Einwilligung setzen
Ablaufdatum hinterlegen