In den Account-Einstellungen kannst du festlegen, ob Kandidatenprofile ohne gültige Datenschutzerklärung an Dritte weitergegeben werden dürfen, ob Kandidatenprofile (Klardaten) grundsätzlich weitergegeben werden dürfen oder nur mit expliziter Einwilligung des Bewerbers. Außerdem kannst du bestimmen, ob Dateianhänge versendet werden dürfen.
Gehe dazu ins Modul Einstellungen -> Oberreiter Bewerber -> Unterreiter DSGVO. Hier gibt es auf der linken Seite den Abschnitt "Weitergabe an Dritte".
Kandidatenprofile ohne gültige Datenschutzerklärung weitergeben
Über den Bearbeiten-Button kannst du entweder auswählen "Nicht erstellen und versenden", wenn du dem nicht zustimmen möchtest oder "Trotzdem erstellen und versenden", wenn du dem zustimmst.
Per default ist hier immer "Nicht erstellen und versenden" hinterlegt.
Wenn du die Option ‚Nicht erstellen und versenden‘ ausgewählt hast, kannst du in den Bewerberdetails keine Profildatenvorlage mehr anzeigen oder bearbeiten. Bereits vorgeschlagene Kandidatenprofile bleiben im System weiterhin einsehbar, jedoch nicht mehr herunterladbar.
Manuelle Profile lassen sich in diesem Fall ebenfalls nicht mehr anzeigen.
Wenn du jedoch ‚Trotzdem erstellen und versenden‘ auswählst, kannst du sowohl die Profildatenvorlagen als auch die manuellen Kandidatenprofile weiterhin aufrufen und bereits vorgeschlagene Kandidatenprofile herunterladen.
Die gewählte Einstellung gilt für alle Bereiche, in denen du mit Kandidatenprofilen arbeitest – also auch in den Vertriebsmodulen.
So können beispielsweise im Modul Anfragen Kandidatenprofile nicht mehr an Firmen verschickt werden, wenn die Einwilligung nicht vorliegt und du ‚Nicht erstellen und versenden‘ ausgewählt hast.
Wenn du ein Kandidatenprofil mit abgelaufener Datenschutzerklärung aufrufen oder herunterladen möchtest, ohne die Einstellung ‚Trotzdem erstellen und versenden‘ zu nutzen, bitte den Kandidaten vorher um Erlaubnis zur Weitergabe der Daten an Dritte.
Klardatenprofil weitergeben
Da du die Möglichkeit hast, sowohl anonyme Profile als auch Klardatenprofile zu versenden, kannst du festlegen, wie mit Klardatenprofilen umgegangen wird. Dabei stehen dir folgende Optionen zur Verfügung:
Klardatenprofile dürfen jederzeit versendet werden
Klardatenprofile dürfen nur mit expliziter Einwilligung des Bewerbers versendet werden
Klardatenprofile dürfen grundsätzlich nicht versendet werden
Wenn du innerhalb einer Anfrage auf ''Profil anbieten'' gehst, öffnet sich ein Fenster, bei welchem du entscheiden kannst, ob ein Anonymes oder Klardatenprofil versenden möchtest.
Hast du in den Grundeinstellungen angegeben, dass Klardaten nur mit expliziter Einwilligung des Bewerbers verschickt werden dürfen, dann erhältst du folgende Meldung:
Du kannst hier drüber direkt die E-Mail zur Bewerbereinwilligung einsehen und an den Kandidaten versenden.
Mehr zu der Bewerbereinwilligung und den anonymen- und Klardaten findest du hier.
Dateianhänge
In den Grundeinstellungen kannst du festlegen, ob Dateianhänge versendet werden dürfen oder nicht.
Ab sofort kannst du unter Einstellungen → Bewerber → DSGVO → Weitergabe an Dritte definieren, wie mit Dateianhängen (z. B. Lebenslauf, Führerschein etc.) verfahren werden soll. Dabei stehen folgende Optionen zur Verfügung:
Dateianhänge dürfen generell versendet werden
Dateianhänge dürfen nicht versendet werden
Dateianhänge dürfen nur mit expliziter Einwilligung des Bewerbers versendet werden
Wird die Option „nur mit expliziter Einwilligung“ gewählt, muss der Bewerber zunächst den Prozess zur Einwilligung in die Datenweitergabe durchlaufen. Erst nach erfolgter Einwilligung können Dateien einem Profil – auch einem anonymen Kandidatenprofil – angehängt und weitergegeben werden.
Vor Abschluss dieses Einwilligungsprozesses ist das Anhängen von Dateien nicht möglich.