Die reguläre Archivierung in talent.Flow ist für die meisten Anwendungsfälle ausreichend. Sie sorgt dafür, dass inaktive Bewerberprofile nach den für den jeweiligen Prozessstatus hinterlegten Fristen automatisch archiviert und anschließend nicht mehr angezeigt oder verwendet werden können.
Die verlängerte Aufbewahrung ist eine zusätzliche Funktion für einzelne Bewerber, deren Profile aus einem konkreten Grund über den regulär berechneten Archivierungszeitpunkt hinaus verfügbar bleiben sollen.
Kurz gesagt: Nutze die reguläre Archivierung als Standard. Die verlängerte Aufbewahrung ist für begründete Ausnahmefälle vorgesehen.
☝️Datenschutzhinweis: Prüfe vor der Nutzung, ob für die längere Aufbewahrung eine geeignete rechtliche Grundlage vorliegt. Die Festlegung der Fristen und die datenschutzrechtliche Bewertung liegen in der Verantwortung deines Unternehmens.
Was ändert sich durch die verlängerte Aufbewahrung?
Sobald im Bewerberprofil ein Datum zur verlängerten Aufbewahrung eingetragen ist, ersetzt dieses Datum die reguläre Berechnung anhand des Prozessstatus und der letzten Bearbeitung. Der Bewerber bleibt bis zu diesem Zeitpunkt sichtbar und nutzbar, auch wenn er nach der regulären Regel bereits früher archiviert worden wäre.
⚠️ Wichtig: Das Feld „Datenschutzerklärung gültig bis“ steuert nicht den Archivierungszeitpunkt. Ohne ein Datum zur verlängerten Aufbewahrung greifen die regulären Archivierungsregeln.
Welche Möglichkeiten gibt es?
· Du kannst das Aufbewahrungsdatum im Bewerberprofil manuell festlegen.
· Du kannst Bewerber automatisch um Zustimmung zu einer längeren Aufbewahrung bitten.
1. Die verlängerte Aufbewahrung manuell festlegen
Öffne die Profildetails des Bewerbers.
Wechsle zum Bereich „Aufbewahrung“.
Aktiviere den Schalter „Verlängerte Aufbewahrung“ und trage das gewünschte Enddatum ein.
Speichere die Änderung.
(Verlängerte Aufbewahrung in den Profildetails des Bewerbers)
Nach dem Speichern ersetzt das Datum den regulär berechneten Archivierungszeitpunkt. Unter „Archivierung durchführen“ siehst du, wann der Bewerber archiviert wird. Schalter und Datum lassen sich jederzeit bearbeiten
2. Die verlängerte Aufbewahrung manuell festlegen
Mit der automatischen Abfrage kannst du Bewerber vor der geplanten Archivierung kontaktieren und um Zustimmung zu einer längeren Aufbewahrung bitten.
Schritt 1: Ablauf erstellen
Erstelle zunächst im Bereich „Abläufe“ einen Fragebogen für die Abfrage.
Der Ablauf sollte die Frage „Verlängerte Aufbewahrung“ enthalten. Darüber kann der Bewerber auswählen, ob und für welchen Zeitraum seine Daten weiter aufbewahrt werden dürfen.
⚠️ Wichtig: Frage in diesem Ablauf nicht gleichzeitig allgemein nach der Datenschutzerklärung und nach der verlängerten Aufbewahrung. Bei einer Zustimmung zur verlängerten Aufbewahrung kann das Datenschutzdatum automatisch angepasst werden.
Schritt 2: Automatische Abfrage aktivieren
Gehe zu: Modul Einstellungen --> Hauptreiter Bewerber --> Unterreiter DSGVO --> Bereich: Verlängerte Aufbewahrung
Öffne den Bereich über „Bearbeiten“ und aktiviere die automatische Abfrage.
(Einstellung für die automatische Abfrage öffnen)
Für die Einrichtung legst du das Wann, das Was und das Wie fest.
📆 Das Wann: Versandzeitpunkt abstimmen.
Lege fest, wie viele Tage vor dem geplanten Archivierungszeitpunkt der Bewerber angeschrieben werden soll.
Für die Berechtigung verwendet talent.Flow:
vorrangig das bereits hinterlegte Datum zur verlängerten Aufbewahrung oder
das regulär berechnete Archivierungsdatum, wenn noch kein Datum zur verlängerten Aufbewahrung hinterlegt ist.
Von diesem Datum wird die von dir festgelegte Anzahl an Tagen abgezogen.
Beispiel: Ein Bewerber würde am 30. November archiviert. Erfolgt die Abfrage 30 Tage vorher, wird sie für den 31. Oktober eingeplant. Wir empfehlen einen Vorlauf von 30 Tagen.
❓ Das Was: Ablauf auswählen
Wähle den zuvor erstellten Ablauf aus. Dieser wird dem Bewerber über einen Link in der Nachricht zur Verfügung gestellt. Prüfe vor der Aktivierung, ob er die Frage zur verlängerten Aufbewahrung enthält und die Zeiträume verständlich erklärt.
📤 Das Wie: Versandkanal auswählen
Die Abfrage kann über folgende Kanäle versendet werden:
E-Mail
SMS
WhatsApp
Für SMS und WhatsApp müssen die technischen und vertraglichen Voraussetzungen erfüllt sein, zum Beispiel:
eine Telefonnummer im Bewerberprofil
aktiviertes Messaging für die Niederlassung
ein verfügbares Nachrichtenkontingent
ein noch nicht erreichtes Nachrichtenlimit
Sind die Voraussetzungen für SMS oder WhatsApp nicht erfüllt, versucht talent.Flow, die Abfrage per E-Mail zu versenden.
Für alle drei Versandwege stehen Standardvorlagen zur Verfügung. Du kannst die Texte unter „Messaging-Vorlagen“ anpassen.
(Vorlage für die Nachricht zur verlängerten Aufbewahrung)
Wann wird die Abfrage versendet?
talent.Flow prüft täglich, ob Bewerber zur verlängerten Aufbewahrung befragt werden sollen. Wird ein passender Bewerber ermittelt, erstellt das System im Hintergrund den ausgewählten Ablauf und versendet den Link über den festgelegten Kanal.
Eine automatische Abfrage ist auch möglich, wenn noch kein Datum zur verlängerten Aufbewahrung im Profil hinterlegt ist. In diesem Fall wird der Versandtermin anhand des regulär berechneten Archivierungsdatums bestimmt.
Was passiert bei einer Zustimmung?
Stimmt der Bewerber zu und wählt beispielsweise eine Verlängerung um ein Jahr, passiert Folgendes:
Das neue Datum wird ab dem Zeitpunkt der Zustimmung berechnet.
Das Datum wird automatisch im Bewerberprofil eingetragen.
Die regulären Archivierungsregeln werden für diesen Bewerber bis zum neuen Datum ersetzt.
Ist das vorhandene Datenschutzdatum früher als das neue Aufbewahrungsdatum, wird es an das neue Datum angepasst.
Im Bewerberprofil wird die Aktivität „Verlängerte Aufbewahrung aktualisiert“ angelegt.
Vor Ablauf des neuen Datums kann der Bewerber entsprechend deiner Einstellungen erneut automatisch kontaktiert werden. Das Datum muss dafür nicht manuell neu gesetzt werden.
Was passiert bei einer Ablehnung oder ausbleibenden Antwort?
Lehnt der Bewerber die Verlängerung ab oder beantwortet die Anfrage nicht, wird kein neues Datum zur verlängerten Aufbewahrung eingetragen.
Anschließend gilt:
Ist bereits ein Datum zur verlängerten Aufbewahrung vorhanden, bleibt dieses für den Archivierungszeitpunkt maßgeblich.
Ist kein entsprechendes Datum vorhanden, greifen die regulären Archivierungsregeln anhand des Prozessstatus und der letzten Bearbeitung.#
⚠️ Wichtig: Das Ablaufdatum der Datenschutzerklärung ist nicht die Grundlage für die Berechnung der Archivierung.
Wo sehe ich den aktuellen Stand?
In den Profildetails des Bewerbers siehst du:
ob die verlängerte Aufbewahrung aktiviert ist,
bis zu welchem Datum sie gilt und
wann die Archivierung durchgeführt wird.
Ob die Nachricht tatsächlich versendet wurde, kannst du in der Kommunikationshistorie prüfen. Wenn der Bewerber den Ablauf vollständig beantwortet, wird eine entsprechende Aktivität im Profil angelegt. Bei einer Zustimmung erscheint zusätzlich die Aktivität „Verlängerte Aufbewahrung aktualisiert“.
Zusammenfassung?
Die reguläre Archivierung ist der Standard und für die meisten Bewerberprofile ausreichend.
Die verlängerte Aufbewahrung sollte nur gezielt für einzelne, begründete Fälle genutzt werden.
Ein gesetztes Aufbewahrungsdatum ersetzt die reguläre Archivierungsberechnung.
Das Datenschutzdatum steuert die Archivierung nicht.
Das Aufbewahrungsdatum kann manuell oder nach Zustimmung über eine automatische Abfrage gesetzt werden.
Ohne Zustimmung wird kein neues Aufbewahrungsdatum eingetragen.
Die Verantwortung für Rechtsgrundlage und Aufbewahrungsdauer liegt beim jeweiligen Unternehmen.
Noch ein Hinweis:
Du möchtest genau verstehen, wann und warum Bewerberdaten überhaupt archiviert werden? Dann schau Dir unseren Artikel zur Archivierung von Bewerbern an 👉 DSGVO-Einstellungen: Löschung und Archivierung von Bewerberdaten