Die verlängerte Aufbewahrung ist eine Funktion, mit der Du festlegen kannst, bis zu welchem Datum ein Bewerberprofil aktiv bleiben soll – unabhängig davon, wann der Bewerber zuletzt bearbeitet wurde. Dadurch wird die automatische Archivierung pausiert, solange das gewählte Datum in der Zukunft liegt.
Zwei Bausteine
In den Einstellungen - Aktivierung der automatischen Abfrage
(Modul Einstellungen > Hauptreiter Bewerber > DSGVO > Verlängerte Aufbewahrung)
Aktiviere die Funktion zum automatischen Einholen der Zustimmung zur verlängerten Aufbewahrung.Im Bewerberprofil - Einsatz der automatischen Abfrage
(Modul Bewerber > Hauptreiter Profildetails "bearbeiten" > Aufbewahrung)
Aktiviere den Schalter „Verlängerte Aufbewahrung“ und wähle ein Datum aus.
1. Wie aktiviere ich die automatische Abfrage?
Für die Abfrage wird ein Ablauf verwendet, welchen Du über den Reiter "Abläufe" nach deinen Vorstellungen erstellen kannst. Hier kannst Du neben der Frage nach der "Verlängerten Aufbewahrung" bei Bedarf auch weitere Fragen ergänzen.
Um den automatisierten Versand dieses Ablaufs einzurichten, wähle im Modul Einstellungen → Reiter Bewerber → Unterreiter DSGVO. Hier gibt es den Punkt "Verlängerte Aufbewahrung":
Über den Bearbeiten-Button kannst Du nun die automatische Abfrage aktivieren.
Du legst fest, wann und auf welchem Weg (E-Mail, SMS oder WhatsApp) diese erfolgen soll. Außerdem hinterlegst Du Deinen Ablauf, welche den Bewerber befragt, ob und wie lange die Daten weiterhin gespeichert werden dürfen.
Was ist zusätzlich zu beachten?
Bitte passe bei Bedarf in den Messaging-Vorlagen noch die Nachricht, welche mit dem Ablauf an den Bewerber gesendet wird, an.
Je nachdem, ob Du die verlängerte Aufbewahrung via E-Mail, SMS oder WhatsApp abfragst, sollte die entsprechende Vorlage angepasst werden:
🚩 Wichtig:
Es ist nicht sinnvoll in dem Ablauf sowohl die Frage nach der "Verlängerten Aufbewahrung" als auch die Frage nach dem "Datenschutz" zu stellen, da Letztere von der Ersten überschrieben wird.
Es muss zuerst der Ablauf erstellt werden, bevor die DSGVO Einstellung für die verlängerte Aufbewahrung gesetzt werden kann.
Du kannst den "Versand testen", indem Du den grauen Button anklickst.2. Automatisch nach Fristverlängerung fragen
2. Wie aktiviere ich die automatische Abfrage?
Du kannst talent.Flow so konfigurieren, dass Bewerber automatisch vor Ablauf ihrer Aufbewahrungsfrist kontaktiert werden. Dafür stellst Du ein:
Das Wann
Wie viele Tage vor der geplanten Archivierung soll der Bewerber angeschrieben werden?
Grundlage ist entweder:
--> das Datum zur verlängerten Aufbewahrung, oder
--> das automatisch berechnete Archivierungsdatum (basierend auf Inaktivität)
Das Was
Du wählst einen Fragebogen (Ablauf), den der Bewerber ausfüllt.
Inhalt kannst Du selbst bestimmen – idealerweise fragst Du die Zustimmung zur Fristverlängerung ab.
Das Wie
Versand per E-Mail und ab Profilizenz: SMS oder WhatsApp.
Fehlen notwendige Voraussetzungen (z. B. Handynummer, Messaging nicht aktiviert, Limit erreicht), wird automatisch auf E-Mail ausgewichen.
Der Versand der automatischen Abfrage erfolgt:
☑️ wenn Datum für verlängerte Aufbewahrung gesetzt ist:
XX Tage vor dem Datum der verlängerten Aufbewahrung
Im Beispiel von oben erfolgt die Abfrage also am 31.10.2025, 30 Tage vor dem 30.11.2025.
Was passiert bei Zustimmung?
Wenn der Bewerber „Ja“ sagt und z. B. 1 Jahr auswählt:
Das neue Datum wird ins Bewerberprofil übernommen.
Falls das Datenschutzdatum älter ist, wird es automatisch aktualisiert.
Es wird eine Aktivität im Profil angelegt, z. B.: „Max Mustermann hat der Verlängerung zugestimmt."
Was passiert bei "nein" oder ausbleibender Antwort?
Wenn der Bewerber „nein“ sagt oder nicht antwortet:
Der Bewerber wird auf Basis des Ablaufdatums der Datenschutzeinverständniserklärung archiviert
Wo sehe ich den Status?
In den Profildetails findest Du:
Wann abgefragt wird (unter Berücksichtigung der Frist in den Grundeinstellungen für die verlängerte Aufbewahrung)
Bei Zustimmung und Wahl der neuen Frist für die Einverständniserklärung der verlängerten Aufbewahrung mit dem neuen Fristende (nein, 6 Monate, 12 Monate oder 24 Monate)
💡Tipps:
Die Nachricht zu verlängerten Aufbewahrung sollte spätestens 14 Tage vor Ablauf der geltenden Archivierungsfrist versandt werden - besser 30 Tage vorher.
Ob der Ablauf verschickt wurde, sowie die Reaktion des Kandidaten kannst Du in der Kommunikationshistorie des Bewerbers nachvollziehen.
Möchtest Du ausschließlich Bewerberdaten nutzen, die innerhalb der durch den Bewerber gegebenen Datenschutzeinverständniserklärung liegt, empfehlen wir im Bereich "Aufbewahrung" im Bewerberprofil das Ablaufdatum der ersten erteilten Datenschutzerklärung zu legen.
Noch ein Hinweis:
Du möchtest genau verstehen, wann und warum Bewerberdaten überhaupt archiviert werden? Dann schau Dir unseren Artikel zur Archivierung von Bewerbern an 👉 DSGVO-Einstellungen: Löschung und Archivierung von Bewerberdaten