Über die Einstellungen, im Reiter Bewerber unter DSGVO findest du alle Einstellungen rund um die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).
Du kannst hier per Mausklick über den Button "Bearbeiten" festsetzen, wann die Löschung bzw. Archivierung welcher Bewerberdaten erfolgt.
Was bedeutet Archivierung?
Die Archivierung ist ein nächtlich laufender Hintergrundprozess, der Bewerberdaten DSGVO-konform ausblendet, wenn der Bewerber längere Zeit nicht mehr bearbeitet wurde. Archivierte Bewerber sind für Dich nicht mehr sichtbar oder nutzbar.
Wichtig:
Archivierte Bewerberdaten können nicht wiederhergestellt werden. Bewirbt sich ein archivierter Kandidat erneut, wird er wieder sichtbar – mit neuem Archivierungszeitpunkt.
Bitte beachte, dass du als Software-Kunde selbst für die Einhaltung der DSGVO verantwortlich bist.
Wann wird ein Bewerber archiviert?
Die Archivierung basiert auf dem Datum der letzten Bearbeitung eines Bewerbers. Wird ein Bewerber z. B. am 01.07. zuletzt bearbeitet, und für seinen Prozessstatus gilt eine 180-Tage-Regel, dann erfolgt die Archivierung am 01.01.
Du hast zwei Möglichkeiten, die Archivierung zu verhindern:
Archivierung für bestimmte Prozessstatus deaktivieren (z. B. für „eingestellt“).
Den Bewerber aktiv bearbeiten, z. B. durch das Speichern eines Feldes.
Wo sehe ich, wann die Archivierung durchgeführt wird?
In den Profildetails eines Bewerbers siehst Du das Feld „Archivierung durchführen“. Es zeigt Dir die verbleibenden Tage bis zur geplanten Archivierung – basierend auf dem letzten Bearbeitungsdatum oder auf einem gesetzten Aufbewahrungsdatum (siehe unten). Ein Info-Tooltip erklärt Dir die Berechnung.
Noch ein Hinweis:
Wenn Du einzelne Bewerber länger aufbewahren willst – z. B. für künftige Vakanzen oder auf Wunsch des Bewerbers – kannst Du die Archivierungsregeln mit der verlängerten Aufbewahrungsfrist übersteuern.
➤ Wie das funktioniert, erfährst Du hier: Verlängerte Aufbewahrung von Bewerberdaten - so hast Du alles im Griff