Budgetabfragen in talent. Reach: Ablauf und Einstellungen

Überblick

Mit den monatlichen Budgetabfragen in talent.Reach planst du dein Recruitingbudget für den Folgemonat direkt in der Software. Du siehst, welches Budget angefragt wird, kannst Beträge anpassen oder einen Monat pausieren. So bleibt der monatliche Prozess nachvollziehbar und dein Team muss Budgets nicht mehr über einzelne E-Mails oder Listen abstimmen.

In diesem Artikel erhältst du zunächst einen Überblick über den gesamten Ablauf, die möglichen Einstellungen und die wichtigsten Fristen. Wie du eine Budgetabfrage konkret beantwortest und dein Budget bestätigst, bearbeitest oder pausierst, zeigen wir dir Schritt für Schritt im Artikel „Budgetabfrage in talent.Reach beantworten“, den du am Ende dieses Artikels findest.

Ziel der Funktion

Die Funktion schafft einen festen, wiederkehrenden Ablauf für deine Recruitingbudgets. Sie hilft dir dabei, Verantwortlichkeiten klar zuzuordnen, Fristen einzuhalten und Kampagnen für den Folgemonat rechtzeitig vorzubereiten.

So funktioniert die Budgetabfrage

Am 16. eines Monats erhält die hinterlegte verantwortliche Person die Budgetabfrage für den Folgemonat. Je nach gewähltem Setup gibt es eine Abfrage für den gesamten Account oder einzelne Abfragen je Niederlassung. Die verantwortliche Person bestätigt, bearbeitet oder pausiert das Budget innerhalb der angegebenen Frist.

Optional kann anschließend eine zentrale Person das Gesamtbudget des Accounts freigeben. Nach der Bestätigung beziehungsweise Freigabe wird die Abrechnung angestoßen. Das Budget steht anschließend entsprechend eurer vereinbarten Zahlungs- und Abrechnungsbedingungen zur Verfügung.

Diese Einstellungen kannst du wählen:

Entscheidung	Mögliche Auswahl	Wann passt welche Variante?
Budgetebene	Accountbasiert oder niederlassungsbasiert	Accountbasiert, wenn das Gesamtbudget zentral gesteuert wird. Niederlassungsbasiert, wenn die Niederlassungen ihr Budget selbst verantworten.
Zusätzliche Freigabe	Ohne oder mit zusätzlicher Freigabe	Eine zusätzliche Freigabe ist sinnvoll, wenn eine zentrale Person das Gesamtbudget verbindlich genehmigen muss.
Kampagnenerstellung	Manuell oder automatisch als Entwurf	Die automatische Erstellung der Kampagnen als Entwurf ist sinnvoll, wenn Kampagnenstruktur, Regeln und Filter regelmäßig fortgeführt werden können.
Kampagnenfreigabe	Manuell oder automatisch zum Monatsende	Die automatische Freigabe der Kampagnen eignet sich, wenn Kampagnen ohne zusätzliche Einzelprüfung direkt starten können. Voraussetzung dafür ist, dass die automatische Erstellung aktiviert ist.

Unsere Empfehlung: Halte den Prozess so zentral und einfach wie möglich - und nur so dezentral oder mehrstufig, wie es eure tatsächlichen Verantwortlichkeiten erfordern.

Der monatliche Zeitplan

Hinweis Die Grafik zeigt den Standardablauf mit Rechnung und Zahlung. Bei einer abweichenden Abrechnungsvereinbarung richtet sich die Budgetverfügbarkeit nach den individuell vereinbarten Bedingungen.

Ohne zusätzliche Freigabe

16., 07:00 Uhr: Die Budgetabfrage für den Folgemonat wird versendet.

21., 07:00 Uhr: Erste Erinnerung an offene Abfragen.

25., 07:00 Uhr: Zweite Erinnerung an offene Abfragen.

26., 05:00 Uhr: Die Antwortfrist endet.

Mit zusätzlicher Freigabe

16., 07:00 Uhr: Die Budgetabfragen für den Folgemonat werden versendet.

21., 07:00 Uhr: Die Antwortfrist endet spätestens. Bestätigte Budgets gehen in die zentrale Freigabe.

25., 07:00 Uhr: Erste Erinnerung an die freigebende Person.

26., 07:00 Uhr: Zweite Erinnerung an die freigebende Person.

28., 05:00 Uhr: Die Freigabefrist endet.

Wichtig Die Frist gilt auch, wenn der Versand von Erinnerungs-E-Mails deaktiviert ist.

Wichtig: Die Fristen des monatlichen Budgetabfrage können nicht angepasst werden.

Den aktuellen Stand deiner Budgetabfragen kannst du jederzeit direkt in talent.Flow unter Reach > Budget > Budget Anfragen einsehen. Dort siehst du beispielsweise, ob eine Budgetabfrage noch offen, bereits bestätigt oder die Frist abgelaufen ist. So kannst du jederzeit nachvollziehen, an welcher Stelle im monatlichen Prozess sich deine Budgetabfrage gerade befindet.

Rollen und Berechtigungen

Verantwortliche für die Budgetabfrage sehen die für sie vorgesehenen Abfragen und können diese innerhalb der Frist beantworten.

Bei einer accountbasierten Abfrage entscheidet die verantwortliche Person der Hauptniederlassung für den gesamten Account.

Bei einer niederlassungsbasierten Abfrage entscheidet die hinterlegte verantwortliche Person je Niederlassung. Fehlt dort eine Zuordnung, fällt die Verantwortung an die Hauptniederlassung fallen.

Der übergeordnete Freigabe-Benutzer prüft bei aktivierter Zusatzfreigabe das Gesamtbudget des Accounts.

Zusätzliche CC-Empfänger erhalten die E-Mails zur Information, haben dadurch aber keine Entscheidungsrechte.

Hinweise und Tipps

Wichtig: Wenn eine Abfrage nicht fristgerecht beantwortet wird, entsteht über die Budgetabfrage für den Folgemonat kein Budget. Die abgelaufene Abfrage kann anschließend nicht erneut geöffnet oder nachträglich bestätigt werden.

Benötigst du für den Folgemonat trotzdem Budget, wende dich direkt an deinen Kampagnen-Ansprechpartner. Bitte beachte, dass es durch die nachträgliche Abstimmung zu Verzögerungen bei der Bereitstellung des Budgets und dem Start deiner Kampagnen kommen kann.

Tipp: Ist eine verantwortliche Person im relevanten Zeitraum abwesend, informiere deinen talent360 Ansprechpartner vor dem 16. und benenne eine berechtigte Vertretung.

Was du sonst noch wissen solltest

Grundlage der Abfrage sind die aktiven Kampagnen des laufenden Monats und ihre Kanalbudgets.

Gibt es keine aktiven Kampagnen, kannst du in der Abfrage ausschließlich freies Budget eintragen. In diesem Fall werden aus dem freien Budget keine Kampagnen für den Folgemonat automatisch erstellt. Die benötigten Kampagnen musst du anschließend selbst erstellen und freigeben.

Das Budget steht den Kampagnen entsprechend eurer vereinbarten Zahlungs- und Abrechnungsbedingungen zur Verfügung.