Um deinen Kunden eine objektive, qualifikationsbasierte Vorauswahl zu ermöglichen, kannst du anonymisierte Kandidatenprofile versenden. Dabei werden personenbezogene Daten wie Name, Geschlecht, Alter, Herkunft und Foto im Profil abgekürzt oder ausgeblendet. Beim Versand von Kandidatenprofilen wird grundsätzlich zwischen anonymen Profilen und Klardatenprofilen unterschieden.
💡 Am Ende des Artikels findest du wichtige Hinweise zu den erforderlichen Grundeinstellungen in der Software, die für die Nutzung anonymisierter Profile und den Versand von Klardatenprofilen relevant sind.
Ein anonymisiertes Profil verschicken
Du kannst die Funktion „Profil anbieten“ überall in talent360 nutzen, wo ein Kandidatenprofil versendet werden kann.
Beispiel: Wenn du im Modul Anfragen → Kandidaten einen Kandidaten bei einem Kunden vorstellen möchtest, wähle den Kandidaten aus und klicke im Flyout auf „Profil anbieten“.
Hier öffnet sich eine Bearbeitungsmaske. Wähle dort „Anonymes Profil“ aus und klicke unten rechts auf „Generieren“.
Anschließend öffnet sich eine neue Bearbeitungsmaske, in der du das Kandidatenprofil anpassen und danach versenden kannst.
Nachdem du das Kandidatenprofil verschickt hast, kannst du im Abschnitt "Kandidaten im Vorstellungsprozess" sehen, ob der Kandidat mit einem anonymen Profil oder einem Klardatenprofil vorgeschlagen wurde.
Grundsätzlich ist hier der Status des Kandidaten einsehbar.
Außerdem ist hier der Aktivitäten-Verlauf des Kandidatenprofils einsehbar, indem du auf den Status klickst. (in diesem Fall auf "Anonymisiertes Kandidatenprofil").
Feedback auf das Kandidatenprofil erhalten / Status eigenständig in der Software ändern
Der Kunde erhält im Anschluss die E-Mail mit dem Kandidatenprofil und kann darüber Feedback zum Kandidaten geben, welches direkt in die Software übernommen wird.
💡Schaue dir dazu auch gerne unseren Artikel an:
Wenn der Kunde im Kandidatenprofil Feedback gibt und „Kandidat ist interessant“ auswählt, wird der Status in talent360 automatisch auf „Kandidat ist interessant“ gesetzt.
Alternativ kannst du den Status in talent360 auch manuell anpassen, zum Beispiel wenn der Kunde dir telefonisch sein Interesse mitteilt.
Öffne den Kandidaten per Doppelklick und klicke im Flyout auf „Status ändern“.
Es öffnet sich das Fenster zur Statusänderung. Wähle dort den gewünschten Status aus, zum Beispiel „Kunde hat Interesse“. Alternativ stehen dir weitere Status wie „Absage durch Kandidat“ oder „Absage durch Kunde“ zur Verfügung.
Kunde hat Interesse - Kandidaten-Einwilligung zum Versand des Klardatenprofils einholen
Wenn der Kunde zum Beispiel auf Basis eines zuvor versendeten anonymen Profils Interesse am Kandidaten signalisiert, kannst du das Klardatenprofil zur Freigabe vorbereiten. Öffne dazu den Kandidaten und klicke auf „Profil anbieten“.
Wähle anschließend die Profilart „Klardatenprofil“ aus. Es öffnet sich ein Hinweis zur Einwilligung in die Klardatenweitergabe. Unter „Nachricht“ findest du die passende E-Mail-Vorlage, die du direkt an den Bewerber senden kannst.
💡 Diese Vorlage findest du zur weiteren Bearbeitung im Modul Einstellungen -> Hauptreiter Bewerber -> Unterreiter Messaging -> Name: Bewerbereinwilligung für das Versenden von Klardatenprofilen.
☝️Bitte beachte:
Diese Einwilligung ist kundenbezogen und nicht anfragebezogen.
Je nach deiner ausgewählten Einstellung wird der farbig markierte Hinweis zur Kandidaten-Einwilligung angezeigt oder nicht angezeigt.
💡Weitere Informationen zu den Grundeinstellungen im Account in Bezug auf die Klardatenprofile findest du im Abschnitt "Informationen zu den Grundeinstellungen im Account" weiter unten in diesem Artikel.
Sobald der Kandidat der Weitergabe der Klardaten zugestimmt hat, kannst du den Status im Modul Bewerber → Bewerberübersicht → „Einwilligung zur Datenweitergabe“ bei Bedarf manuell auf „Einwilligung erteilt“ setzen.
Erfolgt die Zustimmung über den Link in der E-Mail, wird sie automatisch übernommen und der Status entsprechend aktualisiert.
☝️Bitte beachte:
Du kannst die Einwilligung hier nur auf "erteilt" setzen, wenn du vorher die E-Mail zur Einwilligung in die Klardatenweitergabe an den Kandidaten verschickt hast.
„Ohne Profil vorstellen“
Auch wenn die Einwilligung zur Weitergabe der Klardaten bereits angefordert wurde, kannst du den Bewerber ohne Profil vorschlagen.
Öffne dazu den Bewerber, klicke auf „Status ändern“ und wähle den Status „Ohne Profil vorgeschlagen“.
Anschließend wird dir der Status in der jeweiligen Anfrage wie folgt angezeigt:
Klardatenprofile generieren und verschicken
Sobald die Einwilligung zur Klardatenweitergabe des Kandidaten vorliegt, kannst du in der Anfrage unter Anfragen → Kandidaten → Kandidaten im Vorstellungsprozess den Kandidaten per Doppelklick öffnen und „Profil anbieten“auswählen.
Wähle anschließend „Klardatenprofil“ und klicke unten rechts auf „Generieren“.
Danach wird das Klardaten-Kandidatenprofil geöffnet. Prüfe und bearbeite die Angaben bei Bedarf und versende das Profil wie gewohnt.
Der Kandidatenstatus wird anschließend automatisch aktualisiert.
Um zu erfahren, wann welches Profil versendet wurde, klicke bitte auf den Status.
Der Bereich erweitert sich um eine zusätzliche tabellarische Ansicht mit dem Verlauf.
Wenn du nicht die komplette Historie sehen möchtest, kannst du mit deinem Cursor über den Schriftbereich „Klardaten-Kandidatenprofil versendet“ fahren. Dort wird dir direkt angezeigt, wann das Klardatenprofil versendet wurde.
Zusätzlich hast du die Möglichkeit, in der jeweiligen Anfrage im Unterreiter „Aktivitäten“ die Historie der anonymen und der Klardatenprofile sowie die Einholung und Bestätigung der Einwilligung einzusehen.
Informationen zu den Grundeinstellungen im Account
Damit der Versand von Kandidatenprofilen (anonymisiert und als Klardatenprofil) korrekt funktioniert, sind einige Grundeinstellungen im Account relevant.
☝️Weitergabe an Dritte
Bitte stelle im Modul Einstellungen → Oberreiter „Bewerber“ → Unterreiter „DSGVO“ → Abschnitt „Weitergabe an Dritte“ die gewünschten Weitergaberichtlinien ein.
Ebenfalls kann in diesem Abschnitt das Anzeigen von Dateianhängen aktiviert oder deaktiviert werden.
💡Weitere Informationen rund um dieses Thema und die DSGVO findest du auch in diesem Artikel.
☝️Kommunikationsvorlagen
Die entsprechende Vorlage zur ''Einwilligung der Weitergabe der Klardaten'' findest du im Modul Einstellungen → Oberreiter „Bewerber“ → Unterreiter ,,Messaging'' an.
☝️Automatische Terminbestätigung an Kunden
Im Prozess der Terminfindung kann der Kandidat einen Termin selbst auswählen. Ob dein Kunde dazu automatisch eine Terminbestätigung erhält, steuerst du über eine Einstellung im Messaging-Bereich der Firmen.
Im Modul Einstellungen unter Firmen → Messaging findest du im Abschnitt Einstellungen die Option „Terminbestätigung automatisch an Kunden versenden“.
Hier kannst du die automatische Terminbestätigung aktivieren oder deaktivieren, je nachdem ob dein Kunde nach der Terminauswahl automatisch informiert werden soll.
Neue Nachrichten-Vorlagen verfügbar
Für die Kommunikation mit Bewerber und Kunden stehen neue Nachrichten-Vorlagen zur Verfügung. Diese können für *WhatsApp, E-Mail und SMS genutzt werden.
Bewerbereinwilligung zum Versenden von Klardatenprofilen
Die Vorlage findest du unter Einstellungen → Bewerber → Messaging → Vorlagen.
Sie wird verwendet, um Bewerber um ihre Einwilligung zur Weitergabe eines vollständigen Kandidatenprofils zu bitten.
Kandidatenprofil
Die Vorlage findest du unter Einstellungen → Firmen → Messaging → Vorlagen.
Sie dient dem Versand von Kandidatenprofilen inklusive Feedback.
💡Mehr zu dem Thema Versand und Feedback zu Kandidatenprofilen erhalten in talent360 findest du hier.
*Für die Nutzung des SMS-und WhatsApp-Messaging ist die Profi Lizenz erforderlich. Mehr dazu findest du hier.
Fakten zum Schluss
Die Klardatengenehmigung der Bewerber kann in den Bewerberdetails manuell per Rechtsklick gesetzt werden. Alternativ wird sie automatisch im Bewerberprofil hinterlegt, sofern der Bewerber über den bereitgestellten Link zustimmt.
Die Einwilligung des Bewerbers zur Weitergabe des Klardatenprofils ist kundenbezogen, nicht anfragebezogen.
Die Einwilligung des Bewerbers zur Weitergabe des Klardatenprofils kann bei einer Kundenanfrage eingeholt werden – entweder im Modul „Anfragen“, in der jeweiligen Anfrage oder im Modul Bewerber -> Bewerberübersicht -> Abschnitt Anfragen -> Flyout -> Firmen. Sie kann nicht einmalig oder pauschal für alle Kunden beim Bewerber hinterlegt werden.
Ab sofort können Bewerber, bei denen die Einwilligung zur Weitergabe der Klardaten angefordert wurde, dennoch ohne Profil vorgeschlagen werden.
Folgender Status ist immer auswählbar: Absage durch Kandidat, Absage durch Kunden, Zusage durch Kunden
Terminfindung zwischen Kunde und Bewerber:
Sobald ein Kunde Interesse an einem Bewerberprofil zeigt und ein Interview wünscht, beginnt die Terminfindung zwischen Kunde und Bewerber. Alle weiteren Informationen dazu findest du in diesem Artikel:
Schaue dir gerne unsere Video-Anleitungen dazu an:
Einwilligung & Grundeinstellungen für Datenweitergabe
Vom Versand der Profile zum Kunden: Ein kompletter Überblick