Terminfindung für Interviews zwischen Kunden und Kandidaten

Bevor Du mit der Terminfindung startest, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

Öffne dazu die entsprechende Anfrage Deines Kunden und wechsle in den Unterreiter „Kandidaten“. Im Bereich „Mögliche Kandidaten“ wählst Du den Kandidaten aus, den Du vorstellst und anschließend zur Terminfindung einladen möchtest.

Anfrage > Kandidaten > Mögliche Kandidaten

Klicke auf den Kandidaten und wähle für den Profilversand entweder „Profil anbieten“ oder „Ohne Profil vorstellen“.

Nach der Vorstellung wechselt der Kandidat automatisch in den Bereich „Kandidaten im Vorstellungsprozess“.

💡Wie du Profile deiner Kandidaten an deine Kunden vorstellen kannst, erfährst du in diesem Artikel: Kandidatenprofile erstellen und anbieten.

Öffne den Kandidaten im Bereich „Kandidaten im Vorstellungsprozess“ per Klick. Auf der rechten Seite öffnet sich ein Fly-out des Bewerbers.

Über „Status ändern“ wählst Du den Status „Kunde wünscht Interview“ aus. Es erweitert sich automatisch die Terminfindungsmaske

❗ Status bei anonymem oder Klardatenprofil setzen

Wenn ein anonymes Profil oder ein Klardatenprofil verschickt wurde, kann der Status „Kunde hat Interesse“ entweder:

Du musst nicht auf die PDF-Rückmeldung des Kunden warten.
Der Status kann auch direkt von „Versendet“ auf „Kunde wünscht Interview“ geändert werden.

Status ändern > Kunde wünscht Interview

In der Terminfindungsmaske hinterlegst Du nun die mit Deinem Kunden abgestimmten Termine.

Pflichtfelder sind:

Der Kandidat sowie der hinterlegte Kundenkontakt werden automatisch übernommen. Zusätzlich kannst Du die Dauer des Interviews individuell festlegen.

Trage anschließend Datum und Uhrzeit für den ersten Terminvorschlag ein und klicke auf „Terminvorschlag übernehmen“. Über „+ Terminvorschlag hinzufügen“ ergänzt Du weitere Optionen. Übernommene Termine werden blau markiert dargestellt.

Im Abschnitt „Nachricht“ kannst Du dem Kandidat direkt aus derselben Maske eine E-Mail, SMS oder WhatsApp-Nachricht senden. Die dafür genutzten Vorlagen verwaltest Du zentral im Modul Einstellungen.

💡Weitere Informationen dazu findest du in diesem Artikel: Nachrichten-Vorlagen erstellen, bearbeiten und löschen.

Über den Textbaustein [Termin-Vorschläge-URL] werden automatisch alle hinterlegten Termine in die Nachricht eingebunden. Mit Klick auf den Link kann der Kandidat seinen Wunschtermin auswählen.

Sobald Du die Nachricht über „Speichern“ versendest, ändert sich der Status des Kandidaten automatisch auf „Terminfindung“.

Für die Terminbestätigung stehen Dir zwei Wege zur Verfügung:

Möchtest Du den Termin manuell setzen, beispielsweise nach einem Telefonat, öffnest Du erneut den Kandidaten, wählst „Status ändern“ und entscheidest Dich für einen der hinterlegten Terminvorschläge.

Manuelle Terminauswahl

Alternativ wählt der Kandidat seinen Termin selbst über den zugesendeten Link. Zusätzlich kann er „Termin passt nicht“ oder „Kein Interesse“ auswählen. Die Auswahl wird automatisch verarbeitet.

Nach erfolgreicher Auswahl erhält der Kandidat eine Terminbestätigung.

Der Status wechselt auf „Vorstellungsgespräch“.

Im Fly-out des Kandidaten siehst Du jederzeit, welche Termine versendet wurden und welcher Termin bestätigt ist.

Zusätzlich findest Du im unteren Bereich der Anfrage den Abschnitt „Kandidaten-Termine“. Dort ist transparent dargestellt, welcher Kandidat mit welchem Kundenkontakt einen Termin hat.

Innerhalb der Anfrage findest du im unteren Bereich den Abschnitt „Kandidaten-Termine“. Dort kannst du per Klick auf den Kandidat alle relevanten Informationen einsehen, also welcher Kandidat mit welchem Kundenkontakt einen Termin vereinbart hat.

Wenn Du selbst am Interview teilnehmen möchtest, kannst Du dies direkt am Termin hinterlegen. Klicke dazu im Bereich „Kandidaten-Termine“ auf den Kandidat und wähle „Teilnehmen“ aus.

Der Termin wird entsprechend gekennzeichnet und erscheint, sofern Dein Kalender verknüpft ist, automatisch in Deinem Kalender. Die Teilnahme kannst Du jederzeit wieder aufheben.

❗Teilnahme am Termin ist nur bei "Vorstellungsgespräch" und "Finales Gespräch" möglich. Termine werden dann auch beim Kontakt im Modul Firmen hinterlegt.

Nach dem Interview passt Du den Status des Kandidat entsprechend an, zum Beispiel bei einer Zusage, Absage oder wenn neue Termine benötigt werden.

Wählst du die Option „Neue Terminvorschläge erforderlich“, startet der Prozess der Terminfindung erneut. Alle Entscheidungen und Statuswechsel sind jederzeit in der Aktivitätshistorie nachvollziehbar.

❗Eine Zusage oder Absage wird nicht automatisch abgebildet. Diese musst du manuell eintragen, nachdem du mit dem Kunden bzw. dem Kandidaten gesprochen hast.

Der Status „Neue Terminvorschläge erforderlich“ wird nur automatisch gesetzt, wenn der Kandidat im Feedback-Link der Terminfindung angibt, dass der vorgeschlagene Termin nicht passt.

Über einen Klick auf den Kandidat kannst du jederzeit die Historie der Aktivitäten einsehen und nachvollziehen, wann welche Entscheidung getroffen wurde. Zusätzlich stehen dir alle Aktivitäten auch im Unterreiter „Aktivitäten“ auf Anfragen- und Firmenebene zur Verfügung.

Passend zum Feature „Terminfindung für Interviews zwischen Kunden und Kandidat“ stehen nun neue Nachrichten-Vorlagen zur Verfügung.
Diese können für *WhatsApp, SMS und E-Mail genutzt werden.

Die Vorlagen unterstützen sowohl die Terminfindung zwischen Kandidat und Kunden als auch die Bestätigung vereinbarter Termine.

Für die Kontaktaufnahme mit Kandidaten im Zuge der Interview-Terminfindung mit dem Kunden steht eine passende Nachrichten-Vorlage bereit.
Du findest diese im Modul Einstellungen → Bewerber → Messaging → Vorlagen.

Die Vorlage ermöglicht es, Kandidaten direkt einen Terminvorschlag zu senden und sie zur Auswahl eines passenden Interviewtermins einzuladen.

Zur Bestätigung eines vereinbarten Termins zwischen Kunde und Kandidat steht ebenfalls eine eigene Nachrichten-Vorlage zur Verfügung.
Diese findest du im Modul Einstellungen → Firmen → Messaging → Vorlagen.

Die Vorlage ist jeweils in einer Sie- und einer Du-Version hinterlegt.

*Das WhatsApp- und SMS-Messaging steht dir ab der Profi Lizenz zur Verfügung.

Mehr dazu findest du hier.

Du kannst die Terminfindung zusätzlich durch Automatisierungen absichern. Über Einstellungen → Unternehmen → Stammdaten → Automatische Aufgaben legst Du fest, für welche Aktionen automatisch Aufgaben erstellt werden und nach wie vielen Stunden diese ausgelöst werden sollen.

So stellst Du zum Beispiel sicher, dass ein Recruiter automatisch eine Aufgabe erhält, wenn ein Kandidat nach einer bestimmten Zeit noch nicht auf die Terminvorschläge reagiert hat. Das hilft Dir, Prozesse aktiv nachzuhalten, ohne jeden Schritt manuell prüfen zu müssen.

Wenn Du tiefer in das Thema einsteigen möchtest, findest Du alle Details zur Einrichtung, Logik und Anwendung in dem separaten Hilfecenter-Artikel „Automatische Aufgaben“.