Neben dem manuellen Fragebogen zur Bewerbervorqualifizierung steht dir jetzt auch der dynamische Fragebogen zur Verfügung. Dabei nutzt die Funktion KI, um passende Fragen automatisch auf Basis der Stellenanforderungen, gegebenenfalls hinterlegter Muss- und Kann-Kriterien sowie des Lebenslaufs des Bewerbers zu erstellen. So kannst du fehlende Informationen gezielt einholen, ohne die Fragen vorher selbst manuell zusammenzustellen.
Was ist dein Vorteil?
Der dynamische Fragebogen analysiert die bereits eingereichten Bewerberdaten und prüft, welche für die jeweilige Stelle relevanten Informationen vorhanden sind und welche noch fehlen.
Auf Grundlage der fehlenden Angaben und unter Berücksichtigung der Anforderungen aus der Stellenanzeige erstellt die KI passende Rückfragen, die anschließend an den Bewerber versendet werden können.
Die Antworten können danach in die Bewerbereignung einfließen und dabei helfen, den Abgleich mit den Anforderungen der Stelle zu ergänzen und weiter zu präzisieren.
❗Die KI liefert dabei lediglich eine unterstützende Einschätzung. Die Prüfung und Entscheidung über den weiteren Bewerbungsprozess erfolgt weiterhin durch den zuständigen Benutzer.
Manueller oder dynamischer Fragebogen?
Für die Bewerbervorqualifizierung stehen zwei Varianten zur Verfügung:
Manueller Fragebogen
Du hinterlegst in der Stellenanzeige selbst feste Fragen, die an Bewerber versendet werden.
Dynamischer Fragebogen
Die Fragen werden von der KI individuell für die jeweilige Bewerbung erstellt.
Wichtig: Ist der dynamische KI-Fragebogen in den Einstellungen aktiviert, wird eine in der Stellenanzeige hinterlegte Bewerberqualifizierung nicht berücksichtigt. In diesem Fall wird ausschließlich der von der KI erstellte Fragebogen versendet.
Ermittelt die KI keine passenden Fragen, erfolgt kein Versand. Der manuelle Fragebogen aus der Stellenanzeige wird nicht ersatzweise verwendet.
Voraussetzungen
Damit ein dynamischer Fragebogen erstellt werden kann, müssen diese Punkte erfüllt sein:
In den Einstellungen ist der dynamische KI-Fragebogen aktiviert.
Die Stelle nutzt die Bewerbervorqualifizierung.
Beim Bewerber ist ein Lebenslauf hinterlegt.
Die KI konnte passende Fragen ermitteln.
Die Stelle enthält möglichst klare Anforderungen.
Die hinterlegten Anforderungen haben einen objektiven Bezug zur ausgeschriebenen Tätigkeit.
💡Besonders hilfreich sind klare Muss- und Kann-Kriterien. Je konkreter die Stelle beschrieben ist, desto besser kann die KI passende Rückfragen erstellen. Hinterlege nur Anforderungen, die für die konkrete Tätigkeit tatsächlich relevant sind.
Dynamischen Fragebogen einrichten
Öffne Einstellungen → Bewerber → Messaging → Einstellungen.
Aktiviere die Vorqualifizierung.
Wähle bei Art des Fragebogens die Option Dynamischer (KI).
Wähle ein Layout für den dynamischen Fragebogen.
Wähle die Freigabeoption Mit Freigabe.
Nachdem eine passende Bewerbung eingegangen ist, wird der dynamische Fragebogen automatisch generiert.
Die Erstellung dauert in der Regel etwa vier bis fünf Minuten und enthält maximal sechs Fragen.
Fragebogen prüfen und freigeben
Sobald der dynamische Fragebogen erstellt wurde, wird automatisch eine Aufgabe für dich angelegt.
Über diese Aufgabe kannst du eine Vorschau des Fragebogens öffnen und die vorgeschlagenen Fragen prüfen.
Du findest die Aufgabe zum Beispiel hier:
Bewerber → Übersicht → Aufgaben
Bewerber → Details → Aufgaben
Benutzerstartseite → Aufgaben
Fragen zu persönlichen Lebensumständen oder geschützten Merkmalen dürfen nicht freigegeben werden. Dazu gehören beispielsweise Fragen nach Alter, Herkunft, Familienstand, Schwangerschaft, Religion, Gesundheit oder Behinderung, sofern sie nicht aufgrund einer konkreten und zulässigen beruflichen Anforderung erforderlich sind.
Wenn die Fragen passen, kannst du den Fragebogen freigeben. Danach verschwindet die Aufgabe automatisch.
Eine weitere Bearbeitung ist erst nach der Freigabe möglich.
Fragebogen ablehnen
Wenn der generierte Fragebogen nicht passt, kannst du ihn ablehnen und einen Ablehnungsgrund hinterlegen.
Prüfe den Fragebogen vor der Ablehnung sorgfältig: Ein abgelehnter Fragebogen kann im Nachgang nicht mehr bearbeitet werden.
Der Ablehnungsgrund hilft dabei, besser nachzuvollziehen, warum der vorgeschlagene Fragebogen nicht geeignet war.
Worauf solltest du achten?
Die KI darf keine zusätzlichen Stellenanforderungen erfinden. Grundlage sind die Anforderungen, die für die konkrete Stelle hinterlegt wurden.
Fehlende Angaben bedeuten nicht automatisch, dass ein Bewerber eine Anforderung nicht erfüllt.
Prüfe vor der Freigabe, ob die Fragen neutral, eindeutig und stellenbezogen formuliert sind.
Die Antworten und die KI-Einschätzung unterstützen die Prüfung, ersetzen aber keine menschliche Entscheidung.
Der dynamische Fragebogen sollte nicht dazu genutzt werden, persönliche Eigenschaften wie Motivation, Zuverlässigkeit, Gesundheit oder kulturelle Passung zu bewerten.
Wenn keine Aufgabe erscheint, kann das mehrere Gründe haben:
Die Generierung ist noch nicht abgeschlossen.
Beim Bewerber ist kein Lebenslauf hinterlegt.
Die KI hat keine passenden Fragen ermittelt.
Die Stelle enthält zu wenige konkrete Anforderungen.
💡 Gut zu wissen: Wenn die KI keine Fragen ermittelt, wird kein manueller Fragebogen als Ersatz versendet.
Kurz gesagt
Der dynamische Fragebogen ist die KI-gestützte Variante der Bewerbervorqualifizierung. Er hilft dir, fehlende Informationen gezielt einzuholen und Bewerbungen besser einzuschätzen.
Am besten funktioniert er, wenn Lebenslauf und Stellenanforderungen aussagekräftig genug sind.
Schau dir dazu auch gerne unsere kurze Video-Anleitung an: