So funktioniert der Sperrvermerk
Du kannst drei Einschränkungen einzeln oder gemeinsam auswählen:
Einschränkung | Auswirkung |
keine tel. Werbung | Kennzeichnet, dass keine telefonische Werbung gewünscht ist. Dieser Vermerk allein blockiert die Kommunikation nicht technisch. |
keine E-Mail Werbung | Verhindert die Ansprache über Profilvertrieb und Newsletter sowie den Profilversand aus Index. Der Profilversand aus einer Anfrage bleibt möglich. |
Kontaktsperre | Sperrt die Kommunikation per E-Mail, Telefonie, SMS und WhatsApp sowie den Profilversand an die Ansprechpartner. |
❗ Ein Sperrvermerk am Ansprechpartner bleibt bestehen. Die Einstellung an der Firma überschreibt keine eigenen Vermerke der Kontakte. Sobald die Firmensperre endet, gelten weiterhin die Einschränkungen der einzelnen Ansprechpartner.
Sperrvermerk setzen
Öffne das Modul Firmen und wechsle in den Reiter Firmen.
Öffne die gewünschte Firma.
Wähle „Firma bearbeiten“.
Wechsle zum Abschnitt „Sperrvermerk“.
Aktiviere unter „Einschränkungen“ die gewünschten Schalter.
Lege die Gültigkeit fest.
Hinterlege bei Bedarf einen Grund.
Klicke auf „Speichern“.
ℹ️ Bei einer neuen Firma kannst du den Sperrvermerk erst nach dem Anlegen setzen. Öffne die gespeicherte Firma dazu erneut zur Bearbeitung.
❗ Der Grund ist für alle Benutzer sichtbar, die die Firma öffnen dürfen. Nutze das Feld daher nicht für vertrauliche interne Notizen. Du kannst bis zu 500 Zeichen eingeben.
Gültigkeit festlegen
Du hast zwei Möglichkeiten:
Dauerhaft: Der Sperrvermerk gilt sofort und bleibt aktiv, bis du ihn aufhebst.
Befristet: Hinterlege die Pflichtfelder „Gesperrt ab“ und „Gesperrt bis“.
Bei einer befristeten Sperre zählen der erste und der letzte Tag vollständig mit. Liegt das Startdatum in der Zukunft, greift die Sperre erst ab diesem Tag. Nach dem Enddatum endet ihre Wirkung automatisch.
Sperrvermerk ändern oder aufheben
Bei einer aktiven Sperre kannst du im Kopf der Firmendetails auf „Sperrvermerk bearbeiten“ klicken. Alternativ öffnest du den Abschnitt über „Firma bearbeiten“.
Um die Sperre aufzuheben:
Entferne alle drei Einschränkungen.
Klicke auf „Speichern“.
Damit endet der Sperrvermerk der Firma. Der hinterlegte Zeitraum und der Grund werden gelöscht. Eigene Sperrvermerke der Ansprechpartner bleiben erhalten.
ℹ️ Pro Firma gibt es einen Sperrvermerk. Änderungen ersetzen die bisherigen Angaben; ein Verlauf früherer Sperren steht nicht zur Verfügung.
Gesperrte Firmen erkennen und filtern
Eine Firma mit aktivem Sperrvermerk erkennst du in der Firmenliste am roten Schloss und der hellroten Zeile. Unter dem Firmennamen werden die Einschränkungen und ihre Gültigkeit angezeigt.
In den Firmendetails steht der aktive Sperrvermerk oben in jedem Reiter. Dort siehst du auch den Grund und wer den Vermerk wann gesetzt hat.
Firmen nach Sperrvermerk filtern
Öffne die Firmenliste.
Wähle im Filter „Sperrvermerk“ eine der Optionen:
Alle Unternehmen
Ohne aktive Sperre
Nur gesperrte
Wähle bei Bedarf zusätzlich unter „Sperrarten“ die gewünschten Einschränkungen.
Der Filter „Sperrarten“ ist verfügbar, sobald du eine andere Auswahl als „Alle Unternehmen“ getroffen hast. Bei „Nur gesperrte“ werden Firmen angezeigt, deren aktiver Sperrvermerk mindestens eine der ausgewählten Einschränkungen enthält.
ℹ️ Die Filter berücksichtigen den aktuellen Tag. Eine zukünftige Sperre ist noch nicht aktiv. Abgelaufene Sperren werden in der Firmenliste mit „Abgelaufen am“ und dem Datum angezeigt.
Auswirkungen auf Ansprechpartner und Profilversand
Im Reiter „Kontakte“ zeigt ein rotes Schloss, dass ein Ansprechpartner über die Firma gesperrt ist.
Ein graues Schloss kennzeichnet einen eigenen Sperrvermerk, sofern keine aktive Firmensperre besteht.
Bei einer Kontaktsperre ist der Kommunikationsbereich geschlossen. E-Mail-Adresse und Telefonnummern bleiben sichtbar, werden aber durchgestrichen. Telefonnummern lassen sich nicht mehr anklicken.
Auch Ansprechpartner aus Index werden durch den Sperrvermerk der Firma berücksichtigt.
Profile und Nachrichten
Bei einer Kontaktsperre kannst du kein Profil an die betroffenen Ansprechpartner versenden – auch nicht über „Erneut versenden“. Gesperrte Ansprechpartner bleiben im Versanddialog sichtbar, können aber nicht als Empfänger ausgewählt werden.
💡 Profile kannst du weiterhin erstellen und herunterladen.
Außerdem gilt bei einer Kontaktsperre:
Bereits geplante E-Mails, SMS und WhatsApp-Nachrichten an den Ansprechpartner werden nicht zugestellt.
Termine können gespeichert werden; der gesperrte Ansprechpartner erhält jedoch keine E-Mail-Einladung.
Automatische E-Mails aus Terminvorschlägen werden nicht versendet.
Rollen und Berechtigungen
Den Sperrvermerk können alle Benutzer sehen, die die Firma öffnen dürfen.
Zum Setzen, Ändern oder Aufheben benötigst du die Berechtigung, die Stammdaten der Firma zu bearbeiten. Ein zusätzliches Recht für Sperrvermerke ist nicht erforderlich.
Wird die Firma von einer anderen Niederlassung geführt, pflegt die führende Niederlassung den Sperrvermerk.
Schau dir gerne unsere kurze Video-Anleitung an: