Ziel der Funktion
Die Funktion hilft dir dabei,
den letzten Kontakt mit einer Firma schnell nachzuvollziehen,
Firmen ohne aktuellen Kontakt gezielt zu finden,
überfällige Folgekontakte anhand einer farblichen Kennzeichnung zu priorisieren und
Firmen für einen späteren Zeitpunkt auf Wiedervorlage zu legen.
So funktioniert die Funktion
Die Spalte „Letzter Kontakt“
In der Firmenübersicht steht dir die Spalte „Letzter Kontakt“ zur Verfügung. Sie zeigt dir, wie lange der letzte erfasste Kontakt mit einer Firma zurückliegt.
Berücksichtigt werden ein- und ausgehende E-Mails, SMS, Telefonate und WhatsApp-Nachrichten, die bei der Firma erfasst wurden.
☝️Interne Notizen, Termine, KI-generierte Kommunikation und gelöschte Einträge werden nicht berücksichtigt.
Firmen, bei denen bisher kein Kontakt erfasst wurde, werden mit „Nie“ gekennzeichnet. Die Firmenübersicht lässt sich außerdem nach dem letzten Kontakt sortieren. So kannst du beispielsweise Firmen mit der längsten Zeit ohne Kontakt zuerst anzeigen lassen.
Ampel-Darstellung für den letzten Kontakt
Mit der Ampel-Darstellung kannst du auf einen Blick erkennen, bei welchen Firmen ein erneuter Kontakt sinnvoll sein kann.
Die Farben haben folgende Bedeutung:
🟢 Grün: Der letzte Kontakt liegt innerhalb des festgelegten Zeitraums.
🟡 Gelb: Der festgelegte Warnwert wurde erreicht.
🔴 Rot: Der kritische Zeitraum wurde erreicht.
Grau: Es wurde bisher kein Kontakt erfasst.
Die Zeiträume kannst du individuell für jedes Kunden-Ranking festlegen. So lassen sich beispielsweise A-Kunden, die häufiger kontaktiert werden sollen, anders bewerten als D-Kunden.
Firmen nach dem letzten Kontakt filtern
Mit dem Filter „Ohne Kontakt seit“ kannst du gezielt Firmen anzeigen, bei denen seit einem bestimmten Zeitraum kein Kontakt mehr erfasst wurde. Zusätzlich kannst du mit dem Filter "Überfälligkeit" nach den festgelegten Ampelstufen filtern.
Wiedervorlage für Firmen
Möchtest du eine Firma erst zu einem späteren Zeitpunkt erneut kontaktieren, kannst du sie auf Wiedervorlage legen. Dabei bestimmst du, wann die Firma wieder in deiner Wiedervorlageliste erscheinen soll. Zusätzlich kannst du eine Begründung hinterlegen.
Beim Speichern wird
eine Aktivität mit den Angaben zur Wiedervorlage im Firmenprofil dokumentiert und
eine Aufgabe für den ausgewählten Zeitpunkt angelegt.
Bis zum festgelegten Datum wird die Firma aus dem Status Follow-up ausgeblendet. Zum gewählten Zeitpunkt kannst du die Kontaktaufnahme über die angelegte Aufgabe nachhalten.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
1.Ampel-Darstellung einrichten (Modul Einstellungen)
Was bedeuten die Mindestabdeckung und die Mindestanzahl Firmen?
Mit diesen beiden Einstellungen bestimmst du, unter welchen Voraussetzungen die Ampel-Darstellung in deiner Firmenliste angezeigt wird.
Mindestabdeckung (%): Hier legst du fest, wie viel Prozent deiner Firmen mindestens einen erfassten Kontakt haben müssen.
Mindestanzahl Firmen: Hier bestimmst du, wie viele aktive Firmen mindestens in deinem Account vorhanden sein müssen.
Beispiel:
Du hast 100 Firmen in deinem Account und stellst die Mindestabdeckung auf 20 %.
Damit die Ampel angezeigt werden kann, müssen bei mindestens 20 Firmen Kontakte erfasst sein. Zusätzlich muss die festgelegte Mindestanzahl aktiver Firmen erreicht werden.
Warum sind diese Einstellungen sinnvoll?
Die Ampel berücksichtigt ausschließlich die im System erfassten Kontakte. Werden beispielsweise Telefonate oder E-Mails nicht regelmäßig dokumentiert, kann ein unvollständiges Bild der tatsächlichen Kundenkommunikation entstehen.
Mit den beiden Einstellungen kannst du festlegen, ab wann die Ampel auf Grundlage der vorhandenen Kontaktdaten angezeigt werden soll.
💡 Gut zu wissen:
Beide Voraussetzungen müssen erfüllt sein. Lässt du eines der Felder leer, wird diese Bedingung nicht berücksichtigt. Die Einstellungen beeinflussen ausschließlich, ob die Ampel angezeigt wird. Die farbliche Bewertung erfolgt weiterhin anhand der Schwellwerte je Ranking.
Öffne die Einstellungen.
Wechsle zum Bereich Firmen → Allgemein.
Öffne den Abschnitt „Letzter Kontakt“ und klicke auf „Bearbeiten“.
Aktiviere die Ampel-Darstellung.
Lege bei Bedarf die Mindestabdeckung und die Mindestanzahl Firmen fest.
Definiere unter „Schwellwerte je Ranking“, nach wie vielen Tagen die Ampel gelb oder rot anzeigen soll.
Speichere deine Einstellungen.
2. Schwellwerte je Ranking festlegen
Unter „Schwellwerte je Ranking“ bestimmst du, nach wie vielen Tagen ohne erfassten Kontakt die Ampel von Grün auf Gelb beziehungsweise Rot wechselt.
Für jedes Ranking kannst du zwei Werte festlegen:
Warnung: Ab diesem Tag erscheint die Ampel gelb.
Kritisch: Ab diesem Tag erscheint die Ampel rot.
Der kritische Wert muss dabei größer sein als der Warnwert.
Beispiel:
Für Firmen mit A-Ranking legst du einen Warnwert von 30 Tagen und einen kritischen Wert von 60 Tagen fest.
Damit erscheint die Ampel bei diesen Firmen:
bis einschließlich Tag 29 grün,
ab Tag 30 gelb,
ab Tag 60 rot.
So kannst du die Zeiträume an deine individuellen Betreuungsintervalle anpassen.
Firmen ohne aktuellen Kontakt finden
Öffne das Modul Firmen.
Wähle den Filter „Ohne Kontakt seit“ aus.
Lege den gewünschten Zeitraum fest.
Nutze bei Bedarf zusätzlich den Filter für die Ampelstufen.
Sortiere die Spalte „Letzter Kontakt“, um die Firmen nach der Dauer seit dem letzten Kontakt anzuordnen.
Firma auf Wiedervorlage legen
Gehe in den Reiter Follow-up im Modul Firmen.
Wähle die gewünschte Firma aus.
Lege über das Icon "Wiedervorlage" fest, wann die Firma erneut angezeigt werden soll.
Hinterlege bei Bedarf eine Begründung.
Speichere die Wiedervorlage.
Anschließend werden die Aktivität und die passende Aufgabe automatisch angelegt.
Hinweise und Tipps
💡 Tipp: Passe die Zeiträume der Ampel-Darstellung an deinen Vertriebsprozess und die unterschiedlichen Kundenprioritäten an.
💡 Tipp: Achte darauf, dass Kundenkontakte möglichst vollständig dokumentiert werden. Nur so kann die Ampel den tatsächlichen Stand deiner erfassten Kundenkommunikation sinnvoll widerspiegeln.
ℹ️ Hinweis: Wird eine Wiedervorlage-Aufgabe als erledigt markiert, ohne dass ein neuer Kontakt mit der Firma erfasst wurde, erscheint die Firma wieder in der Wiedervorlageliste.
❗ Wichtig: Die erledigte Aufgabe selbst wird nicht automatisch erneut angelegt. Lege bei Bedarf eine neue Wiedervorlage fest.