Voraussetzungen für die Nutzung
Damit Du Microsoft Teams Meetings in talent360 erstellen kannst, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
Du nutzt Office 365 über Microsoft Graph.
Dein Office 365-Konto besitzt die Berechtigung, Microsoft Teams-Links zu erstellen.
Deine Office 365-Verbindung wurde einmalig in Deinem talent.Flow-Benutzer neu verbunden, damit die Funktion aktiviert wird.
So funktioniert das Feature
Wenn du bei einem Termin oder Interview den Typ MS Teams Meeting auswählst, erstellt Flow den passenden MS-Teams-Link im Hintergrund. Der Link wird automatisch an die E-Mail angehängt, die an die Teilnehmenden verschickt wird.
Du kannst MS Teams Meetings in folgenden Bereichen nutzen:
Bewerber: Kommunikation anlegen
Firmen: Termin anlegen
Firmenkontakte: Termin anlegen
Anfragen: Termin anlegen
Microsoft Teams Meetings aktivieren
❗Damit die Funktion genutzt werden kann, muss Office 365 einmalig im Benutzer neu verbunden werden.
So gehst Du vor:
Gehe über das Modul Einstellungen in Deinen Benutzer und klicke auf Bearbeiten.
Trenne die bestehende Verbindung zu Office 365
Stelle die Verbindung zu Office 365 einmalig erneut her.
Nach der erneuten Verbindung prüft das System automatisch, ob Microsoft Teams Meetings erstellt werden können und setzt in diesem Fall den Regler automatisch auf aktiv.
Nur wenn der Regler „MS Teams Meetings können erstellt werden“ aktiviert ist, ist das Erstellen eines Microsoft Teams Meetings in talent360 möglich.
☝️Rollen und Berechtigungen
Für die Nutzung der Microsoft Teams Meeting-Funktion sind keine zusätzlichen Rechte in talent360 notwendig.
Wichtig bei benutzerdefinierten Rollen:
Berechtigungen für benutzerdefinierte Rollen werden nicht automatisch vergeben und müssen immer manuell geprüft und gesetzt werden.
Microsoft Teams Interview mit einem Bewerber erstellen
Du kannst direkt aus der Bewerberkommunikation heraus ein Microsoft Teams Interview vereinbaren.
So gehst Du vor:
Öffne den gewünschten Bewerber.
Lege eine neue Kommunikation an.
Wähle als Kontaktart Telefonanruf aus.
Wähle als Ergebnis MS Teams Interview vereinbart aus.
Wähle den gewünschten Termin aus.
Das System erstellt automatisch ein Microsoft Teams Interview.
Die passende E-Mail-Vorlage wird automatisch ausgewählt.
Versende die E-Mail an den Bewerber.
Der Microsoft Teams-Link wird automatisch an die E-Mail angehängt.
☝️Hinweis zum Versand
Der Microsoft Teams-Link wird über die E-Mail aus talent360 versendet. So erhält der Bewerber alle wichtigen Informationen direkt in einer Nachricht.
Bitte beachte, dass der Teams-Link nur erstellt wird, wenn die E-Mail auch aus talent360 versendet wird.
SMS und WhatsApp stehen für den Versand des Microsoft Teams-Links nicht zur Verfügung. Wenn Du keine E-Mail versendest, wird kein automatischer Link erstellt. In diesem Fall kannst Du den Meeting-Link natürlich selbst erstellen und den Teilnehmern über einen Kommunikationsweg Deiner Wahl zukommen lassen.
Microsoft Teams Termin bei einer Firma, einem Kontakt oder einer Anfrage erstellen
Du kannst Microsoft Teams Termine auch direkt bei Firmen, Firmenkontakten oder Anfragen erstellen.
So gehst Du vor:
Öffne die gewünschte Firma, den Kontakt oder die Anfrage.
Lege einen neuen Termin an.
Wähle als Terminart MS Teams-Termin aus.
Erstelle den Termin.
Versende die Termin-E-Mail an die Teilnehmer.
Das System erstellt im Hintergrund automatisch den Microsoft Teams-Link und hängt ihn an die E-Mail an. Auch hier gilt: Der Microsoft Teams-Link wird nur erstellt, wenn die Termin-E-Mail aus talent360 versendet wird.
Microsoft Teams Termin bei einer Firma, einem Kontakt oder einer Anfrage erstellen
In den Terminvorschlägen innerhalb einer Anfrage gibt es eine Besonderheit.
Hier handelt es sich um einen Termin zwischen dem Kandidaten und dem Kontakt der Firma. Deshalb erstellt talent360 an dieser Stelle keinen automatischen Microsoft Teams-Link.
Das bedeutet:
Das System erstellt hier keinen automatischen Microsoft Teams-Link.
Der Einladende erstellt den Video-Call extern über einen Kommunikationsweg seiner Wahl.
Der Einladende versendet die Informationen zum Video-Call selbst an die Teilnehmer.
Im System wird dazu ein entsprechender Hinweis angezeigt.
Die Teilnehmer können frei entscheiden, über welches Tool oder welchen Kommunikationsweg der Video Call stattfinden soll.
Deshalb wird an dieser Stelle allgemein von Video Call gesprochen und nicht speziell von einem Microsoft Teams Meeting.
💡Hilfestellung, wenn kein Microsoft Teams-Link erstellt wird
Wenn kein Microsoft Teams-Link erstellt wird, prüfe bitte die folgenden Punkte:
Ist Office 365 beim Benutzer verbunden?
Wurde Office 365 einmalig neu verbunden?
Ist der Regler „MS Teams Meetings können erstellt werden“ aktiv?
Wird der Termin oder das Interview per E-Mail aus talent360 verschickt?
Wird die Funktion in einem unterstützten Bereich genutzt?
Handelt es sich nicht um Terminvorschläge innerhalb einer Anfrage?
Wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind und die E-Mail aus talent360 versendet wird, erstellt das System den Microsoft Teams-Link automatisch und hängt ihn an die Nachricht an.