Dieser Artikel beschreibt den aktuellen Stand des niederlassungsübergreifenden Arbeitens im System und erklärt,
wie sich die Sichtbarkeit von Firmen, Betriebsstätten und Kontakten zusammensetzt
welche Rolle Niederlassungszuordnungen spielen
und wie Berechtigungen das reine Einsehen von Inhalten von der Bearbeitung unterscheiden.
Ziel dieses Artikels ist es, ein gemeinsames Verständnis für die Sichtbarkeiten und Rechte innerhalb unserer Vertriebsmodule Firmen und Anfragen zu schaffen. Er hilft dabei, typische Missinterpretationen zu vermeiden und den Umgang mit Berechtigungen klar und nachvollziehbar zu machen.
Grundprinzip der Sichtbarkeit
Die Sichtbarkeit von Daten im Modul Firmen basiert grundsätzlich auf den Niederlassungen (NL), für die ein Benutzer freigeschaltet ist.
Ein Benutzer sieht ausschließlich die Firmen, Betriebsstätten und Kontakte,
die den Niederlassungen zugeordnet sind, die in seinem Benutzerprofil hinterlegt sind.
Wichtig für das Verständnis der Struktur
Die Sichtbarkeit folgt einer klaren Hierarchie:
Firmen bilden immer die Basis der Sichtbarkeit
Ohne Zugriff auf eine Firma sieht ein Benutzer automatisch auch keine zugehörigen Betriebsstätten und Kontakte.
Die gesamte Sichtbarkeitskette hängt somit an der Firma.
Betriebsstätten
Automatisch angelegte Betriebsstätten übernehmen vollständig die Sichtbarkeitsregeln von der Firma.
Ist eine Firma sichtbar, sind alle automatisch angelegten Betriebsstätten dieser Firma ebenfalls sichtbar.
Manuell angelegte Betriebsstätten bilden eine Ausnahme:
Ihre Zuständigkeit kann einer Niederlassung zugewiesen sein, die nicht der Hauptverantwortlichen Person der Firma zugeordnet ist.
In diesem Fall ist diese Betriebsstätte – inklusive aller zugehörigen Kontakte – für die hauptverantwortliche Person nicht sichtbar, wenn sie keine Berechtigung für diese Niederlassung hat.
Kontakte
Kontakte erben ihre Sichtbarkeit primär von der Betriebsstätte, nicht ausschließlich von ihrer eigenen NL-Zuordnung.
Das bedeutet:
Ist eine Betriebsstätte sichtbar, sind alle zugehörigen Kontakte sichtbar – auch wenn sie einer anderen Niederlassung zugeordnet sind, solange diese innerhalb der Benutzerzuordnung liegt.
Ist eine Betriebsstätte nicht sichtbar, wird der Kontakt vollständig ausgeblendet – selbst dann, wenn beim Kontakt eine Niederlassung hinterlegt ist, die der Benutzer theoretisch sehen dürfte.
Sichtbarkeitsrechte vs. Bearbeitungsrechte
Ein häufiger Irrtum ist die Annahme, dass Sichtbarkeitsrechte auch automatisch Bearbeitungsrechte beinhalten.
Das ist nicht der Fall.
Sichtbarkeitsrechte (Rollenbereich „Allgemein“)
Die folgenden Rechte steuern ausschließlich, welche Inhalte ein Benutzer sehen darf:
„sieht alle Inhalte der Niederlassung“
„sieht alle Inhalte der Region“
„sieht alle Inhalte des Unternehmens“
Diese Rechte haben keinen Einfluss auf die Bearbeitung von Inhalten.
Bearbeitung über Niederlassungsgrenzen hinweg
Ein Benutzer kann unabhängig von seiner eigenen Niederlassungszuordnung Inhalte bearbeiten, wenn beide der folgenden Rechte aktiviert sind:
Modul Anfragen:
-> „alle Anfragen bearbeiten“
2. Modul Firmen:
-> „alle Firmen bearbeiten“
Wirkung dieser Rechte
Diese beiden Berechtigungen überschreiben praktisch alle Einschränkungen, die sich aus Niederlassungszuweisungen ergeben.
In Kombination mit den Sichtbarkeitsrechten entsteht folgendes Verhalten:
Der Benutzer kann bundesweit alle Inhalte sehen
und alle Firmen sowie Anfragen bearbeiten
obwohl er selbst nur einer einzelnen Niederlassung zugeordnet ist.
Best Practice Empfehlung
1. Sichtbarkeit bewusst steuern
Sichtbarkeitsrechte sollten gezielt vergeben werden, um Transparenz zu ermöglichen, ohne unnötig viele Daten freizugeben.
Besonders bei manuell angelegten Betriebsstätten sollte geprüft werden, ob die gewünschte Niederlassung korrekt hinterlegt ist.
2. Bearbeitungsrechte restriktiv vergeben
Die Rechte „alle Firmen bearbeiten“ und „alle Anfragen bearbeiten“ sollten nur ausgewählten Rollen (z. B. zentrale Funktionen, Administration, Key User) zugewiesen werden.
Diese Rechte sind sehr mächtig und umgehen sämtliche NL-Einschränkungen.
3. Kombination aus Sichtbarkeit und Bearbeitung klar definieren
Bundesweite Sichtbarkeit ohne Bearbeitung ist sinnvoll für Reporting oder übergreifende Koordination.
Bundesweite Sichtbarkeit mit Bearbeitung sollte die Ausnahme bleiben und klar dokumentiert sein.
Erweiterte Best Practices für den täglichen Umgang
4. Typische Anwendungsfälle sauber abbilden - Zentrale Rollen (z. B. Vertrieb, Key Account, Administration)
✔ Sichtbarkeitsrechte: „sieht Region“ oder „sieht Unternehmen“
✔ Bearbeitungsrechte: „alle Firmen bearbeiten“ und „alle Anfragen bearbeiten“
→ Ergebnis: Bundesweite Transparenz und Bearbeitung ohne Einschränkungen
Lokale Niederlassungsrollen
✔ Sichtbarkeit ausschließlich über eigene NL
✖ Keine globalen Bearbeitungsrechte
→ Ergebnis: Klare Verantwortung, keine unbeabsichtigten Änderungen außerhalb der eigenen Zuständigkeit
5. Manuell angelegte Betriebsstätten bewusst einsetzen
Manuell angelegte Betriebsstätten sollten nur dann verwendet werden, wenn:
eine abweichende fachliche Zuständigkeit erforderlich ist
oder eine andere Niederlassung bewusst Verantwortung übernehmen soll
Best Practice:
Vor dem Anlegen immer prüfen:
Welche Niederlassung soll diese Betriebsstätte sehen?
Wer soll die Kontakte bearbeiten können?
6. Kontakte immer im Kontext der Betriebsstätte denken
Ein häufiger Fehler ist die Annahme, dass Kontakte allein über ihre NL-Zuordnung gesteuert werden.
Best Practice:
Bei „fehlenden“ Kontakten immer zuerst prüfen:
Ist die zugehörige Betriebsstätte sichtbar?
Änderungen an der NL-Zuordnung eines Kontakts ändern nichts, wenn die Betriebsstätte nicht sichtbar ist.
Merksatz:
Ohne sichtbare Betriebsstätte gibt es keine sichtbaren Kontakte.
7. Rechtevergabe regelmäßig überprüfen
Empfehlung für Admins:
Regelmäßig prüfen:
Wer hat „alle Firmen bearbeiten“?
Wer hat „alle Anfragen bearbeiten“?
Diese Rechte dokumentieren (z. B. Rollenbeschreibung oder Berechtigungskonzept).
Best Practice:
Globale Bearbeitungsrechte nie „temporär vergessen“
Rollen klar und nachvollziehbar benennen (z. B. Zentraler Vertrieb – bundesweit)
Fazit
Das niederlassungsübergreifende Arbeiten folgt einem klaren, hierarchischen Modell:
Firma → Betriebsstätte → Kontakt.
Sichtbarkeit und Bearbeitung sind strikt voneinander getrennt und werden über unterschiedliche Rechte gesteuert.
Ein sauberes Rollen- und Berechtigungskonzept ist entscheidend, um Transparenz zu ermöglichen, Verantwortlichkeiten klar zu halten und ungewollte Bearbeitungen zu vermeiden.