Was sind automatische Aufgaben?
Automatische Aufgaben sind systemseitige Erinnerungen, die auf bestimmten Ereignissen basieren. Du legst fest, nach welcher Zeitspanne eine Aufgabe erstellt wird, wenn ein definierter Prozess noch nicht abgeschlossen ist.
So stellst Du sicher, dass Du rechtzeitig nachfasst, zum Beispiel bei ausstehenden Rückmeldungen von Bewerbern oder Kunden.
Automatische Aufgaben einrichten
Die Automatisierungen findest Du im Modul Einstellungen, im Hauptreiter Unternehmen, Unterreiter Stammdaten, Bereich Automatische Aufgaben.
Hier legst Du fest, für welche Aktion eine Aufgabe erstellt wird und nach wie vielen Stunden diese ausgelöst werden soll. Die Aufgaben können sich auf Anfragen, Firmen oder Bewerber beziehen.
Typische Anwendungsfälle
Beispiele für sinnvolle Automatisierungen:
Automatische Aufgabe an den Recruiter, wenn ein Bewerber nach 48 Stunden nicht auf Terminvorschläge reagiert
Erinnerung zur Kontaktaufnahme nach einer Vorstellung
Nachfass-Aufgaben bei offenen Rückmeldungen von Kunden
Alle automatisch erstellten Aufgaben findest Du im jeweiligen Modul im Hauptreiter Übersicht --> Unterreiter Aufgaben oder in den jeweiligen Firmen, Anfragen und/oder Bewerberdatensätzen unter Aufgaben.
Prüfintervalle verstehen
Damit automatische Aufgaben zuverlässig und systemweit stabil verarbeitet werden können, prüft talent360 diese in regelmäßigen Zeitfenstern von bis zu vier Stunden.
Das bedeutet für Dich:
Die eingestellte Zeit definiert, ab wann eine Aufgabe (Zur Erinnerung) angelegt werden soll.
Die tatsächliche Erstellung erfolgt innerhalb des nächsten Prüfintervalls
Beispiel: Eine Klardateneinwilligung wird um 09:15 Uhr an den Kandidaten gesendet mit der Einstellung "Aufgabe anlegen nach 1 Stunde". Ab 10:15 Uhr kann die Aufgabe angelegt werden. Die nächste systemseitig Prüfung findet um 12:00 Uhr statt. Das System, prüft, ob es Erinnerungsaufgaben gibt die innerhalb dieses Einstellungsrahmen angelegt werden müssen und legt diese an.