Möchtest du, auch nach abgeschlossenem Bewerbungsprozess, die Bewerberdaten speichern, um dem Kandidaten bspw. neue Jobangebote unterbreiten zu können, musst du dir eine Einwilligung für die verlängerte Aufbewahrung bei dem Bewerber einholen.
Mit talent360 wird dieser Schritt jetzt automatisiert. Das heißt alle Bewerber erhalten zu einem festen Zeitpunkt eine Nachricht, in welcher die Einwilligung zur verlängerten Aufbewahrung der Daten abgefragt wird.
Wie aktiviere ich die automatische Abfrage?
Für die Abfrage wird ein Ablauf verwendet, welchen du über den Reiter "Abläufe" nach deinen Vorstellungen erstellen kannst. Hier kannst du neben der Frage nach der "Verlängerten Aufbewahrung" bei Bedarf auch weitere Fragen ergänzen.
2. Um den automatisierten Versand dieses Ablaufs einzurichten, gehe im Modul "Einstellungen", Reiter "Bewerber" unter "DSGVO". Hier gibt es den Punkt "Verlängerte Aufbewahrung":
Über den Bearbeiten-Button kannst du nun die automatische Abfrage aktivieren.
Du legst fest, wann und auf welchem Weg (E-Mail, SMS oder WhatsApp) diese erfolgen soll. Außerdem hinterlegst du deinen Ablauf, welche den Bewerber befragt, ob und wie lange die Daten weiterhin gespeichert werden dürfen.
Was ist außerdem zu beachten?
Bitte passe bei Bedarf in den Messaging Vorlagen noch die Nachricht, welche mit dem Ablauf an den Bewerber gesendet wird, an.
Je nachdem, ob du die Verlängerte Aufbewahrung via E-Mail, SMS oder WhatsApp abfragst, sollte die entsprechende Vorlage angepasst werden:
🚩 Wichtig:
Es ist nicht sinnvoll in dem Ablauf sowohl die Frage nach der "Verlängerten Aufbewahrung" als auch die Frage nach dem "Datenschutz" zu stellen, da Letztere von der Ersten überschrieben wird.
Es muss zuerst der Ablauf erstellt werden, bevor die DSGVO Einstellung für die Verlängerte Aufbewahrung gesetzt werden kann.
Du kannst den "Versand testen", indem du den grauen Button anklickst.
Die Rückmeldung der Bewerbenden wird in den Bewerberdaten unter "Aufbewahrung" abgespeichert.
Lies dir gerne auch unseren Best Practice- Artikel zu diesem Thema durch.