Es gibt zwei Möglichkeiten für die Kommunikation mit Bewerbern. Diese legen Sie im Modul Einstellungen -> Reiter Bewerber fest.
E-Mail-Versand über Bewerbung.Jobs
-> Dies ist unsere Noreply-Email mit der Sie ohne Verknüpfung Ihres E-Mail-Kontos E-Mails an Bewerber versenden können.
Wichtig: Bewerber können nicht auf diese E-Mail antworten
E-Mail-Versand über E-Mail des Kontaktes
-> Wenn Sie Ihr Outlook-Konto in den Benutzer-Einstellungen verknüpft haben, können Sie diese Möglichkeit nutzen.
Die Verknüpfung des Outlook-Kontos hat deutliche Vorteile für Sie, da eine beidseitige Kommunikation erfolgen kann, sprich der Bewerber hat die Möglichkeit auf Ihre E-Mail zu antworten und Ihnen generell Nachrichten zu schreiben.
Durch die Verknüpfung Ihres E-Mail-Kontos werden alle eingegangenen E-Mailnachrichten in Ihrem Postfach zu talent.flow übertragen und sind dort in der Übersicht im "Modul Bewerber" sichtbar. Somit behalten Sie immer den Überblick im Austausch mit Ihren Bewerbern.
Hinweis: Unsere Noreply-Email sollte nur genutzt werden, wenn die E-Mail-Verknüpfung aus einem bestimmten Grund nicht möglich ist.
Beim Hinzufügen oder Bearbeiten eines Benutzers gehen Sie auf den Reiter E-Mail Integration. Hier hinterlegen Sie im Punkt "E-Mail Provider" idealerweise entweder Office365 oder den Exchange-Server.
Stimmen Sie außerdem der Verarbeitung Ihres Posteingangs zu, damit talent360 Zugriff auf diesen erhält und eingehende E-Mails von Bewerbern für Sie in der Software einsehbar ist. Wenn Sie möchten, dass Anfragen automatisch aus Ihrem Postfach ausgelesen werden, legen Sie bitte auch den Regler "Einmalig die letzten 30 Tage abrufen" um.
Bitte wählen Sie im Abschnitt Kalender Integration die Kalender-Synchronisation aus. Auf diese Weise kann das System die Verfügbarkeit des Benutzers, bspw. für die Einstellung von Interviewterminen, erfassen.
Sollte Ihr Outlook über einen SMTP-Server angebunden sein, kann dieser ebenfalls aktiviert werden. Wählen Sie hierfür bei dem Punkt "E-Mail Provider" IMAP/SMTP anstelle von Office365 oder Exchange aus und füllen Sie die Felder entsprechend aus. Dies ist bspw. für E-Mail-Konten bei Gmail zu tun.
Bitte beachten Sie, dass über den SMTP-Server lediglich Ihr E-Mail-Konto, allerdings nicht Ihr Kalender, verknüpft werden kann.
Office365 verknüpfen
Wenn Sie Office 365 nutzen, können Sie ganz einfach Ihr E-Mail-Konto und Ihren Kalender verknüpfen. Bitte gehen Sie hierfür wie folgt vor:
Gehen Sie in Ihren Benutzer und dann in den Reiter "Schnittstellen".
Sie wählen hier nun als E-Mail Provider "Office 365" aus.
Es öffnet sich ein neues Fenster von Windows. Sie loggen sich über dieses Fenster in Ihr Windows-Konto ein, indem Sie zuerst Ihre E-Mail-Adresse und anschließend Ihr Passwort eingeben.
Nach erfolgreichem Login, müssen die Berechtigungen für talent.Flow von Ihnen akzeptiert werden.
Sobald die Berechtigungen akzeptiert sind, bekommen Sie die Meldung, dass die Verbindung zu Office365 hergestellt wurde.
Sie können jetzt noch die Verarbeitung Ihres Posteingangs erlauben, damit eingehende E-Mails von Bewerbern für Sie in talent.Flow sichtbar sind, und auch Ihren Kalender mit Office365 synchronisieren.
