Archivierungsfristen
talent360 empfiehlt für die Archivierungsfristen die gelebte Praxis von 6 Monaten.
Das heißt Bewerberdaten werden nach 180 Tagen Inaktivität archiviert. Inaktivität wird hier als Zeitraum definiert, in dem KEINE Bearbeitung (Änderung der Daten) im Bewerber vorgenommen wird.
Sobald eine Bearbeitung in einem Bewerber erfolgt, wird diese als berechtigtes Interesse an dem Kandidaten gewertet. Die Archivierungsfrist (in diesem Fall 180 Tage) beginnt von vorne.
Bei einer erneuten Bewerbung nach Archivierung wird der Bewerber wieder eingeblendet und der Archivierungsstatus zurück genommen.
Verlängerte Aufbewahrung
Die verlängerte Aufbewahrung dient dem Zweck, den Archivierungszeitpunkt eines Bewerbers individuell steuern zu können.
Sie kann direkt im Bewerber hinterlegt werden:
Zudem kann die verlängerte Aufbewahrung automatisch abgefragt werden.
Hierfür kann in den Einstellungen der Zeitpunkt der Abfrage festgelegt werden:
Der Versand der automatischen Abfrage erfolgt:
☑️ wenn Datum für verlängerte Aufbewahrung gesetzt ist:
XX Tage vor dem Datum der Verlängerten Aufbewahrung
Im Beispiel von oben erfolgt die Abfrage also am 25.03.2025, 30 Tage vor dem 24.04.2024.
⬛ wenn die Verlängerte Aufbewahrung im Bewerber NICHT hinterlegt ist:
XX Tage vor dem Archivierungsdatum des Bewerbers.
🚩Wichtig:
Sobald ein Datum für die verlängerte Aufbewahrung im Bewerber gesetzt ist, überschreibt dieses die Archivierungsregeln.
Anstatt wie bisher die Inaktivität eines Bewerbers als Grundlage für die Archivierung zu verwenden, zählt für den entsprechenden Bewerber nur noch das gesetzte Datum
zur verlängerten Aufbewahrung.
💡Tipps:
Die Nachricht zu Verlängerten Aufbewahrung sollte spätestens 14 Tage vor Ablauf der geltenden Archivierungsfrist versandt werden - besser 30 Tage vorher.
Ob der Ablauf verschickt wurde sowie die Reaktion des Kandidaten kannst du in der Kommunikationshistorie des Bewerbers nachvollziehen.